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溝通技巧課程分享溝通管理的知識及應用

發布時間:2018-11-24 02:32  點擊量:

 溝通技巧課程分享溝通管理的知識及應用

怎樣提升溝通技巧,管理能力,歡迎咨詢金口財培訓機構,電話13368175940郭老師,微信240734022


溝通是一切的基礎!

 

一、為什么要進行溝通管理

因為我們總是面臨以下問題:

  • 為什么我們總是有一些“意外驚喜”,這是好事嗎?

  • 為什么我們的信息流動不起來?信息總是在一些節點不該停這停下了,其他人的工作就可能被耽誤了,怎么辦?

  • 我已經向大家提出了詳細的溝通要求,但還是有人沒辦法表達或者理解清楚,怎么辦?


演講口才訓練班分享常見的項目溝通問題:

  • 項目沒有明確確定、約定、執行項目溝通機制,完全靠各項目成員的覺悟自發地進行溝通,項目信息溝通沒有保證

  • 某些重要的項目信息阻塞在某位項目成員、甚至是項目經理處

  • 項目成員的溝通意識普遍不足

  • 大家的溝通效率低、準確度低、耽誤工作

  • 領導得不到項目信息

  • 不同部門間、不同機構間的溝通不暢

 

二、項目成功對溝通的要求

  • 溝通對象:

    • 項目組內全體成員

    • 部門領導、上級領導、

    • 兄弟項目組

    • 兄弟部門、服務/管理部門

    • 客戶

    • 外協方、分包方、供應方

    • 政府部門…

                  

            溝通技巧培訓班分享 總之溝通的對象包括所有項目干系人!

  • 溝通時機列舉:

    • 計劃一定要提前溝通和確認

    • 項目過程中保證有足夠的周期性例行溝通,以便使過程受控

      每天、每周、每月、每階段

    • 問題和風險的溝通越早越好

    • 評審前預先發布評審材料,評審過程中組織人應保障有效的溝通,評審后把結果通知到適當人員

    • ……

  • 在大部分情況下,  盡量做到積極、主動、提前的溝通;不要讓自己成為信息的“阻塞”,不要造成信息“塞車”

  • 溝通內容:

    • 管理事項,如計劃、執行、控制、范圍、任務、進度、費用、風險/異常、質量、團隊內外協調、采購等等

    • 技術

    • 業務

    • ……

  • 溝通手段/形式

    • 非正式溝通

    • 正式溝通

    • 口頭溝通

    • 書面溝通

    • 目的性管理溝通,如項目計劃、項目評審報告、變更申請等

    • 目的性技術溝通,如設計方案、評審、測試報告等等

    • 例行性溝通,如面談(包括非正式的閑談)、個人周報、、周例會、項目周報、項目月報、項目管理部總結周報/月報、總工月/雙周項目例會等

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三、不同的溝通方式使用的情況

  1. 面對面的口頭溝通

    1. 交流量大、頻繁

    2. 情緒感染

    3. 即時反饋

  2. 書面溝通

    1. 正式、鄭重

    2. 留下記錄

    3. 理性、條理

    4. 圖形、表格

  3. 會議

    1. 多人交互交流、商議

    2. 避免對不同人員多次重復溝通

    3. 思維碰撞、互相啟發

  4. 項目報告、評估:

    1. 是項目控制的重要部分!

    2. 項目報告的種類包括:

      1. 狀態報告:目前項目的狀態如何,如進度、費用、資源等

      2. 進展報告:項目已完成多少工作,到何階段

      3. 預測報告:預測項目未來的狀態和進展

    3. 項目的狀況報告應覆蓋項目范圍、進度、費用、質量、風險、采購等各方

  5. 周例會常規內容:

    1. 項目方向明確、總體把握、總結

    2. 了解、溝通整個項目本周進展情況,對照計劃檢查

    3. 試圖發現問題,解決、糾正、協調問題

    4. 安排下周工作

    5. 風險監控

    6. 團隊建設

    7. 周例會注意事項:

      1. 預先準備,對較大問題有判斷

      2. 保證參與性、雙向溝通

      3. 注意對各方工作的肯定、團隊建設

      4. 注意了解上周遺留問題的現狀

      5. 之后總結出周報發給大家

      6. 不單注意問題,也應注意導致問題的行為習慣

  6. 企業內訓溝通技巧培訓班分享項目啟動會議:

    1. 項目啟動會議是項目管理過程中的一個重要環節,對其后項目的管理非常有益

    2. 參加人員:包括項目經理、項目總監、全體項目組成員、用戶方領導、用戶方配合人員、其他主要項目干系人等

    3. 項目啟動會議的目標

      1. 讓整個項目組的成員相互認識

      2. 建立項目的工作關系和溝通聯系

      3. 讓大家明確團隊的目標

      4. 讓大家了解項目當前狀態

      5. 一起審閱項目計劃

      6. 找出項目的難點或可能出問題的環節

      7. 分配小組和個人的角色和責任

      8. 獲得小組和個人的承諾


四、溝通技巧

  • 先整體后局部,先概貌后細節

  • 雙向溝通,注意要求/提供確認與反饋

  • 換位思考,根據對方的理解能力調整你的溝通

  • 雙方使用共同的“語言”

  • 內容的組織要有條理

  • 盡量量化

  • 溝通雙方要有共同的認識基礎,或試償去建立這種基礎

  • 以圖形或表格來幫助理解

  • 選擇合適的溝通手段和媒介,多種溝通手段同時使用

  • 重復

  • 比較、比擬、比喻

  • 運用身體語言

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溝通培訓課程:溝通四不要:

  1. 不要假定對方想法與一樣,不要假定對方已經知道了

  2. 不要被動地等對方主動先說話

  3. 不要輕易認為對方會認為你在重復

  4. 不要覺得自己人微言輕而不敢說話


常見的溝通障礙:

  • 意思含糊不清,可以有不同的理解

  • 溝通“過濾”:選擇性理解

  • 不同的理解能力

  • 先入為主

  • 敵意

  • 被忽略的暗示

  • 不必要的暗示

  • 當時的不良狀態、態度、情緒

  • 缺乏有效的溝通渠道,其中包括了組織結構影響、溝通模式、距離和“距離”及其他原因

  • “語言”難度

  • 環境的干擾

  • 信息量太大

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和領導溝通,應注意:

  • 保持定期溝通

  • 主動溝通,不要等著被問到

  • 抓住重點,大部分領導不喜歡具體到每一細節(注意分析領導的性格、習慣)

  • 用領導可以理解的語言。可多利用圖、表

  • 不要畏懼領導(注意克服害怕領導的心態),也不要稱兄道弟。


演講與口才培訓班分享正確的做法:

  1. 與各項目干系人約定溝通模式

    1. 內部成員:周期、方式、內容

    2. 施工、監理方:周期、方式、內容,如周例會、隔天碰頭

    3. 領導:每周匯報進度和問題

    4. 其他部門:工作節點

    5. ……

  2. 按溝通模式進行溝通,維護溝通模式的運行

  3. 發現小張發出的信息不清,以此為例醒小張,并以同類情況為此提醒全體成員。平時注意發現項目范圍內有無溝通問題

  4. 在自己的工作中進行規范的、準確的、及時的溝通

  5. 若大家的溝通技能或意識普遍不夠,建議部門領導進行溝通培訓


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